Kegiatan Belajar 1: Proyek Teknologi Informasi

A. MANAJEMEN PORTOFOLIO TEKNOLOGI INFORMASI

Manajemen Portofolio TI adalah tanggung jawab komite pemimpin bisnis dan TI untuk menyetujui, memprioritaskan, dan memantau proyek TI agar selaras dengan tujuan bisnis. Portofolio ini mencakup investasi pada aplikasi baru dan infrastruktur.

Proyek dikategorikan berdasarkan tingkat kepentingannya untuk prioritas:

1. Mutlak harus (Absolute must): Proyek wajib karena alasan keamanan, hukum, atau peraturan.
2. Sangat diinginkan/urusan kritis (Highly desired/business-critical): Proyek dengan pengembalian finansial yang baik dan bersifat jangka pendek.
3. Diinginkan berharga (Wanted valuable): Sama seperti poin 2, tetapi dengan jangka waktu pengembalian investasi yang lebih lama.
4. Senang memiliki (Nice to have): Proyek dengan pengembalian yang baik tetapi nilai bisnisnya lebih rendah.

B. PERAN MANAJEMEN PROYEK

1. Manajer Proyek

• Bertanggung jawab untuk memulai, merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan menutup proyek.
• Mengelola hubungan dengan sponsor dan pemangku kepentingan.
• Peran ini bisa dipegang oleh manajer TI, manajer bisnis, atau keduanya.

2. Sponsor Proyek dan Peran Pemenang Proyek/Tender

• Sponsor Proyek: Biasanya manajer bisnis yang secara finansial memiliki proyek. Tugas utamanya mengawasi proposal, memperjuangkan persetujuan, menyediakan dana, dan memastikan sumber daya bisnis yang tepat.
• Keterampilan non-teknis (soft skills) yang penting bagi manajer proyek meliputi: kepemimpinan, organisasi, komunikasi, pembangunan tim, dan kemampuan mengatasi masalah.

C. INISIASI PROYEK

Fase pertama di mana proyek secara resmi disahkan.

• Hasil utama adalah piagam proyek (project charter) yang menyatakan tujuan, ruang lingkup, asumsi, dan kendala.
• Analisis kelayakan (ekonomi, operasional, dan teknis) dilakukan untuk menentukan kelayakan proyek.
• Jebakan umum: tidak memperhitungkan kekurangan teknis secara memadai.

D. PERENCANAAN PROYEK

Tujuannya memastikan tujuan proyek tercapai dengan cara yang paling tepat. Tiga komponen utama:

1. Penjadwalan Proyek: Mengidentifikasi fase, urutan tugas, dan estimasi waktu. Jadwal induk dibuat untuk menandai tanggal dan hasil penting (milestones).
2. Penganggaran: Mendokumentasikan biaya yang diantisipasi.
   • Bottom-up: Memperkirakan biaya per tugas lalu menjumlahkannya.
   • Top-down: Memberikan perkiraan kategori anggaran utama berdasarkan pengalaman historis.
3. Kepegawaian: Mengidentifikasi keterampilan, memilih personel, dan penugasan.

Dokumen Perencanaan:

• Statement of Work (SOW): Dokumen untuk pelanggan yang menjelaskan tujuan dan tanggal penyelesaian.
• Bagan PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method): Memodelkan urutan tugas dan keterkaitannya secara grafis.
• Bagan Gantt (Gantt Chart): Menggambarkan jadwal proyek secara visual terhadap skala waktu horizontal.

E. EKSEKUSI DAN KONTROL PROYEK

• Tujuan eksekusi: Mengoordinasikan semua sumber daya sesuai rencana.
• Tujuan kontrol: Mengukur perbedaan antara rencana dan kemajuan aktual.
• Risiko dan ketidakpastian paling tinggi pada awal proyek. Komunikasi yang baik dan pemantauan "tanda peringatan dini" sangat penting.

F. MENGELOLA RISIKO PROYEK

Manajemen risiko adalah praktik standar yang meliputi:

1. Identifikasi dan klasifikasi risiko di awal proyek.
2. Merencanakan cara untuk menghindari risiko.
3. Menetapkan rencana untuk mendeteksi, mengurangi, dan memulihkan masalah.

Risiko tertinggi biasanya terjadi pada awal proyek dan berkurang seiring berjalannya waktu.

G. MENGELOLA PERUBAHAN BISNIS

Manajemen perubahan kunci keberhasilan karena sistem baru sering memengaruhi rutinitas kerja dan menimbulkan resistensi.

Model tiga tahap (Lewin/Schein):

1. Tahap Pencairan (Unfreezing): Menciptakan kesadaran dan motivasi untuk berubah.
2. Tahap Bergerak (Moving): Proses belajar dan menerapkan keterampilan serta perilaku baru.
3. Tahap Pembekuan Kembali (Refreezing): Menjadikan perilaku baru sebagai norma, seringkali diperkuat dengan insentif.

Tiga kategori aktivitas manajemen perubahan: berkomunikasi, melatih, dan memberikan insentif.

H. PENUTUPAN PROYEK

Dimulai setelah penyerahan proyek selesai dan persetujuan formal diterima. Harus mencakup tinjauan pascaproyek (post-project review) untuk mendokumentasikan keberhasilan, kegagalan, dan pelajaran (lessons learned).

---

Kegiatan Belajar 2: Mengelola Proyek

A. PENTINGNYA MENGELOLA PROYEK

Tanpa manajemen yang tepat, proyek SI berisiko mengalami pembengkakan biaya, keterlambatan, kinerja teknis buruk, dan kegagalan memberikan manfaat bisnis. Sistem yang gagal seringkali tidak digunakan karena antarmuka buruk atau data tidak akurat.

B. TUJUAN PENGELOLAAN PROYEK

Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk mencapai target spesifik dalam batasan tertentu. Lima variabel utama yang harus diseimbangkan:

1. Ruang lingkup: Pekerjaan yang termasuk dan tidak termasuk.
2. Waktu: Durasi penyelesaian.
3. Biaya: Anggaran berdasarkan waktu dan sumber daya.
4. Kualitas: Seberapa baik hasil akhir memenuhi tujuan.
5. Risiko: Potensi masalah yang mengancam keberhasilan.

C. STRUKTUR MANAJEMEN PROYEK SI

Struktur biasanya berbentuk piramida:

• Puncak: Perencanaan strategis perusahaan dan komite pengarah SI.
• Tengah: Manajemen proyek (mengawasi beberapa proyek).
• Dasar: Tim proyek (pelaksana).

Langkah Penting:

1. Menghubungkan Proyek ke Rencana Bisnis: Mengembangkan rencana SI yang mendukung rencana bisnis.
2. Persyaratan Informasi dan KPI: Menggunakan pendekatan faktor penentu keberhasilan (critical success factors).
3. Analisis Portofolio: Menginventarisasi proyek untuk menyeimbangkan risiko dan pengembalian.
4. Model Scoring: Memilih proyek dengan bobot kriteria dan skor total.

D. BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI

• Manfaat nyata (tangible benefits): Dapat diukur dan diberi nilai moneter (contoh: penghematan tenaga kerja).
• Manfaat tak berwujud (intangible benefits): Tidak dapat diukur segera tetapi bernilai jangka panjang (contoh: layanan pelanggan lebih baik).

E. PENGANGGARAN MODAL (CAPITAL BUDGETING)

Digunakan untuk mengukur nilai investasi proyek jangka panjang dengan membandingkan arus kas masuk dan keluar.

• Model utama: Metode pengembalian (payback method), tingkat pengembalian investasi akuntansi (ROI), nilai sekarang bersih (NPV), dan tingkat pengembalian internal (IRR).
• Kelemahan: Sering mengabaikan dimensi sosial dan organisasional.

F. DIMENSI RISIKO PROYEK

Dipengaruhi oleh tiga faktor:

1. Ukuran proyek: Proyek lebih besar (dana, staf, waktu) memiliki risiko kegagalan lebih tinggi.
2. Struktur proyek: Persyaratan yang jelas memiliki risiko lebih rendah dibanding yang samar.
3. Pengalaman dengan teknologi: Risiko meningkat jika tim kurang keahlian teknis yang dibutuhkan.

G. MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

• Implementasi: Semua aktivitas organisasi untuk adopsi dan rutinisasi inovasi. Analis sistem bertindak sebagai agen perubahan.
• Peran Pengguna Akhir: Keterlibatan pengguna sangat penting untuk mencegah kesenjangan komunikasi pengguna-desainer.

H. DUKUNGAN MANAJEMEN DAN KOMITMEN

Dukungan manajemen memastikan dana dan legitimasi. Sponsor eksekutif yang aktif adalah faktor utama keberhasilan.

I. MENGONTROL FAKTOR RISIKO

1. Mengelola Kompleksitas Teknis: Memerlukan pemimpin proyek berpengalaman teknis & manajerial serta tim berpengalaman.
2. Alat Perencanaan Formal: Menggunakan bagan Gantt dan bagan PERT untuk memantau rencana.

J. MERANCANG TI UNTUK ORGANISASI

Proyek SI harus membahas perubahan organisasi.

• Analisis dampak organisasi: Menilai dampak pada struktur, sikap, dan operasi.
• Desain sosioteknikal: Menyeimbangkan efisiensi teknis dengan kebutuhan manusia/organisasi.

K. ALAT PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK

• Perangkat lunak seperti Microsoft Project mengotomatiskan penjadwalan dan pelacakan.
• Alat berbasis cloud memfasilitasi kolaborasi.
• Perangkat lunak manajemen portofolio proyek membantu pemilihan dan prioritas proyek di tingkat atas.

L. MENANGANI KOMPLEKSITAS PROYEK TI

Kompleksitas ditentukan oleh jumlah bagian dan hubungannya (kompleksitas struktural). Dibagi menjadi kompleksitas organisasi (hierarki, unit) dan kompleksitas teknologi (keragaman input/output).

M. DAMPAK DAN KENDALA KOMPLEKSITAS

• Manajer harus mempertimbangkan trade-off antara nilai tambah dan kompleksitas.
• Tiga tujuan utama (sekaligus kendala): kinerja (ruang lingkup/kualitas), biaya, dan jadwal (waktu).
• Manajemen kompleksitas dicapai melalui integrasi (peningkatan koordinasi, komunikasi, dan kontrol).