Modul 6: Membangun, Mengelola, dan Memelihara Sistem Informasi
TIPS: Rangkuman ini hanya sebagai pemahaman secara umum. Pastikan Anda juga membaca BMP (Buku Materi Pokok) versi cetak atau digital di Ruang Baca Virtual (RBV) untuk pemahaman lebih mendalam.
DILARANG: Memperjualbelikan seluruh konten atau latihan soal yang terdapat di portal ini. Pelanggaran akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.
Kegiatan Belajar 1: Membangun Sistem Informasi
A. PENGEMBANGAN SISTEM DAN PERUBAHAN ORGANISASI
Membangun sistem informasi baru adalah bentuk perubahan organisasi yang terencana yang melibatkan tidak hanya teknologi baru, tetapi juga perubahan dalam pekerjaan, keterampilan, manajemen, dan struktur organisasi.
Ada empat jenis perubahan struktural organisasi yang dimungkinkan oleh teknologi informasi:
Otomatisasi (Automation): Bentuk perubahan paling umum, di mana TI digunakan untuk membantu karyawan melakukan tugas mereka dengan lebih efisien dan efektif.
Rasionalisasi Prosedur (Rationalization of Procedures): Penyederhanaan prosedur operasi standar yang seringkali terungkap setelah otomatisasi. Ini sejalan dengan konsep seperti TQM (Total Quality Management) dan Six Sigma.
Desain Ulang Proses Bisnis (Business Process Redesign/BPR): Analisis, penyederhanaan, dan desain ulang proses bisnis secara fundamental untuk mengatur ulang alur kerja dan mengurangi pemborosan.
Pergeseran Paradigma (Paradigm Shift): Bentuk perubahan paling radikal yang melibatkan pemikiran ulang terhadap sifat bisnis dan organisasi itu sendiri, seringkali mengubah model bisnis secara keseluruhan.
B. DESAIN ULANG PROSES BISNIS
Organisasi modern beralih ke Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management/BPM), yaitu serangkaian alat dan metodologi untuk menganalisis, merancang, dan mengoptimalkan proses secara berkelanjutan.
Langkah-langkah dalam BPM:
Identifikasi proses perubahan: Menentukan proses bisnis mana yang paling penting dan memerlukan perbaikan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Menganalisis proses yang ada: Memodelkan dan mendokumentasikan proses saat ini untuk mengidentifikasi inefisiensi, hambatan, dan langkah-langkah yang berlebihan.
Merancang proses baru: Mendesain proses yang lebih ramping dan efisien, kemudian memodelkannya untuk dibandingkan dengan proses lama.
Terapkan proses baru: Menerjemahkan desain baru ke dalam prosedur kerja dan aturan baru, seringkali didukung oleh sistem informasi baru atau yang disempurnakan.
Pengukuran berkelanjutan: Setelah diterapkan, proses baru harus terus diukur untuk memastikan efektivitasnya dan untuk mengidentifikasi potensi perbaikan lebih lanjut.
C. ALAT UNTUK MANAJEMEN PROSES BISNIS
Perusahaan perangkat lunak seperti IBM, Oracle, dan TIBCO menyediakan alat BPM untuk:
Mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses.
Membuat model proses yang ditingkatkan.
Menegakkan aturan bisnis secara otomatis.
Mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung proses baru.
Menyediakan analitik untuk mengukur dampak perubahan proses.
Pengembangan sistem adalah proses pemecahan masalah yang terdiri dari aktivitas-aktivitas berikut:
Analisis Sistem:
Analisis masalah yang dihadapi perusahaan. Ini melibatkan pendefinisian masalah, identifikasi penyebab, spesifikasi solusi, dan identifikasi kebutuhan informasi.
Termasuk di dalamnya adalah studi kelayakan (finansial, teknis, dan organisasional) untuk menentukan apakah solusi yang diusulkan adalah investasi yang baik dan dapat diimplementasikan.
Perancangan Sistem:
Menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan yang telah diidentifikasi. Ini adalah keseluruhan rencana atau model sistem, yang mencakup semua spesifikasi teknis, manajerial, dan organisasional.
Keterlibatan pengguna dalam proses desain sangat krusial untuk memastikan sistem memenuhi prioritas bisnis dan kebutuhan mereka.
Pemrograman: Menerjemahkan spesifikasi desain ke dalam kode program perangkat lunak. Banyak organisasi saat ini memilih untuk membeli perangkat lunak jadi atau menggunakan layanan eksternal daripada melakukan pemrograman sendiri.
Pengujian: Proses penting untuk memastikan sistem menghasilkan hasil yang benar. Terdiri dari:
Pengujian Unit: Menguji setiap program secara terpisah.
Pengujian Sistem: Menguji fungsionalitas sistem secara keseluruhan.
Pengujian Penerimaan: Sertifikasi akhir oleh pengguna dan manajemen bahwa sistem siap digunakan.
Konversi: Proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru. Empat strategi utama:
a. Strategi Paralel: Menjalankan sistem lama dan baru secara bersamaan untuk sementara waktu. Paling aman tetapi paling mahal.
b. Strategi Peralihan Langsung: Menggantikan sistem lama sepenuhnya dengan sistem baru pada satu waktu. Paling berisiko.
c. Strategi Studi Percontohan: Memperkenalkan sistem baru di satu area terbatas terlebih dahulu.
d. Strategi Pendekatan Bertahap: Memperkenalkan sistem baru secara bertahap, baik berdasarkan fungsi atau unit organisasi.
Produksi dan Pemeliharaan:
Setelah konversi, sistem masuk ke tahap produksi, di mana sistem digunakan secara operasional.
Pemeliharaan (Maintenance) adalah proses berkelanjutan untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan baru, atau meningkatkan efisiensi sistem yang sudah berproduksi.
D. METODOLOGI PERANCANGAN DAN PEMODELAN SISTEM
Dua pendekatan utama untuk merancang dan memodelkan sistem adalah:
Metodologi Terstruktur:
Pendekatan top-down yang berorientasi pada proses. Fokus utamanya adalah memodelkan tindakan yang menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan data.
Alat utama:
Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram/DFD): Model grafis yang menunjukkan aliran informasi dan proses dalam sistem.
Diagram Alir (Flowchart) dan BPMN (Business Process Model and Notation): Alternatif untuk menggambarkan alur kerja dan proses bisnis.
Kamus Data (Data Dictionary): Mendefinisikan setiap bagian data dalam sistem.
Bagan Struktur (Structure Chart): Diagram hierarkis yang menunjukkan desain perangkat lunak.
Pengembangan Berorientasi Objek:
Menggunakan objek sebagai unit dasar analisis dan desain. Objek adalah entitas yang menggabungkan data dan proses (metode) yang beroperasi pada data tersebut.
Pendekatan ini lebih iteratif dan inkremental. Sistem dimodelkan sebagai kumpulan objek yang berkolaborasi.
Konsep utamanya adalah kelas (pengelompokan objek serupa) dan pewarisan (inheritance), di mana subkelas mewarisi atribut dari superkelasnya.
E. SIKLUS HIDUP SISTEM TRADISIONAL
Siklus hidup sistem (Systems Development Life Cycle/SDLC) adalah metode tertua untuk membangun sistem informasi.
Ini adalah pendekatan bertahap (phased) dan seringkali "waterfall", di mana setiap tahap harus diselesaikan sebelum tahap berikutnya dimulai.
Metode ini sangat formal, menghasilkan banyak dokumentasi, dan paling cocok untuk proyek besar dan kompleks yang persyaratannya jelas di awal. Namun, metode ini cenderung memakan waktu, mahal, dan tidak fleksibel.
F. PEMBUATAN PROTOTIPE
Prototyping adalah proses membangun sistem eksperimental secara cepat dan murah untuk dievaluasi oleh pengguna akhir.
Ini adalah proses iteratif, di mana prototipe disempurnakan berulang kali berdasarkan umpan balik pengguna.
Sangat berguna ketika persyaratan tidak pasti, terutama untuk merancang antarmuka pengguna (user interface).
Kelemahannya adalah prototipe yang dikembangkan dengan tergesa-gesa mungkin kurang teruji, tidak terdokumentasi dengan baik, dan tidak cukup tangguh untuk lingkungan produksi skala besar.
G. PENGEMBANGAN PENGGUNA AKHIR
Pengembangan pengguna akhir (End-User Development) memungkinkan pengguna untuk membuat sistem informasi sederhana sendiri dengan sedikit atau tanpa bantuan dari spesialis teknis.
Ini dicapai dengan menggunakan bahasa kueri, pembuat laporan, dan perangkat lunak PC yang ramah pengguna.
Keuntungan: Pengembangan lebih cepat dan tingkat kepuasan pengguna lebih tinggi.
Risiko: Kurangnya pengujian dan dokumentasi yang memadai, serta hilangnya kontrol atas data di luar departemen SI tradisional.
H. PAKET PERANGKAT LUNAK APLIKASI DAN LAYANAN PERANGKAT LUNAK CLOUD
Banyak organisasi memilih untuk menggunakan paket perangkat lunak aplikasi yang tersedia secara komersial atau layanan SaaS (Software as a Service).
Keuntungan: Menghemat waktu dan uang, karena program sudah dirancang, ditulis, dan diuji. Vendor juga menyediakan pemeliharaan.
Proses Evaluasi: Melibatkan penilaian fungsi, fleksibilitas, kemudahan penggunaan, dan kualitas vendor, seringkali melalui Permintaan Proposal (Request for Proposal/RFP).
Tantangan: Jika paket memerlukan banyak penyesuaian (customization), biayanya bisa menjadi sangat mahal. Organisasi mungkin harus menyesuaikan prosedurnya agar sesuai dengan alur kerja perangkat lunak.
I. OUTSOURCING (PENGALIHDAYAAN)
Outsourcing adalah praktik menggunakan organisasi eksternal untuk membangun atau mengoperasikan sistem informasi perusahaan.
Alasan: Mengakses keterampilan khusus, mengurangi biaya, dan fokus pada kompetensi inti.
Outsourcing Lepas Pantai (Offshore) menjadi populer karena biaya tenaga kerja yang lebih rendah di negara lain.
Risiko: Kehilangan kontrol atas sistem informasi, ketergantungan pada vendor, dan adanya biaya tersembunyi.
J. PENGEMBANGAN APLIKASI SELULER
Perusahaan perlu mengembangkan aplikasi untuk perangkat seluler untuk memenuhi harapan karyawan dan pelanggan. Pilihan pengembangan meliputi:
Situs Web Seluler: Versi situs web biasa yang diperkecil untuk layar seluler.
Aplikasi Web Seluler: Aplikasi berbasis browser dengan fungsionalitas khusus untuk seluler.
Aplikasi Asli (Native App): Aplikasi yang dirancang untuk berjalan pada platform tertentu (misalnya, iOS atau Android) dan diinstal langsung di perangkat. Menawarkan kinerja terbaik tetapi mahal untuk dikembangkan dan dipelihara di berbagai platform.
Desain Web Responsif (Responsive Web Design): Solusi modern yang memungkinkan satu situs web untuk secara otomatis menyesuaikan tata letaknya agar sesuai dengan berbagai ukuran layar, dari desktop hingga smartphone.
Kegiatan Belajar 2: Mengelola Sistem Informasi
A. MANFAAT PERENCANAAN SUMBER DAYA INFORMASI
Perencanaan sumber daya informasi yang selaras dengan strategi bisnis sangat penting. Lima proses perencanaan yang perlu disiapkan adalah:
Membuat Konteks untuk Keputusan Sumber Daya Sistem Informasi: Menetapkan arah dan visi keseluruhan untuk SI agar keputusan dapat dibuat secara konsisten.
Menyelaraskan Sistem informasi dan Sasaran Bisnis: Memastikan investasi TI mendukung inisiatif strategis baru dan memberikan keunggulan kompetitif.
Menyeimbangkan Trade-Off antara Standardisasi dan Ketangkasan (Agility): Menciptakan arsitektur TI yang efisien melalui standardisasi, namun tetap fleksibel untuk merespons kebutuhan bisnis yang inovatif.
Memperoleh Persetujuan Investasi Modal Teknologi Informasi: Menyediakan justifikasi yang kuat untuk investasi TI besar dengan menunjukkan keselarasan dengan tujuan bisnis.
B. PROSES PERENCANAAN SUMBER DAYA INFORMASI
Proses perencanaan SI harus berjalan paralel dengan proses perencanaan bisnis. Strategi bisnis harus menginformasikan strategi SI, dan sebaliknya, kemampuan SI dapat menginformasikan strategi bisnis.
C. MENILAI SUMBER DAYA INFORMASI SAAT INI
Proses perencanaan dimulai dengan penilaian terhadap kondisi saat ini (status quo).
Mengukur Penggunaan Sistem Informasi dan Sikap: Mengukur tingkat penggunaan dan kepuasan pengguna terhadap layanan SI, seringkali dibandingkan dengan standar industri atau kinerja masa lalu.
Meninjau Misi Organisasi Sistem Informasi: Memastikan misi departemen SI selaras dengan peran yang diharapkan oleh bisnis.
Menilai Kinerja versus Sasaran: Membandingkan data kinerja aktual dengan tujuan operasional yang telah ditetapkan untuk tahun sebelumnya.
Menciptakan Visi Informasi: Mengembangkan pernyataan tertulis tentang bagaimana informasi akan digunakan dan dikelola di masa depan untuk mendukung arah bisnis.
Merancang Arsitektur Teknologi Informasi: Menciptakan pandangan ideal tentang bagaimana sumber daya teknologi (perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, data) dan manusia harus diatur. Empat tahap "kematangan" arsitektur TI:
a. Arsitektur aplikasi silo: Aplikasi individual yang melayani unit bisnis terpisah.
b. Arsitektur teknologi standar: Menggunakan aplikasi yang terstandardisasi dan terintegrasi, seperti ERP.
c. Rasionalisasi data dan arsitektur proses: Mengembangkan standar yang ketat untuk data dan proses inti.
d. Arsitektur modular: Mengizinkan modul yang disesuaikan sebagai perpanjangan dari inti standar untuk fleksibilitas lokal.
Perumusan Strategis dalam Rencana: Membuat rencana sistem informasi strategis, yaitu serangkaian tujuan jangka panjang (3-5 tahun) yang menjadi peta jalan untuk mencapai visi informasi.
Proses Perencanaan Sistem Informasi Strategis: Terdiri dari empat langkah: menetapkan tujuan, melakukan analisis eksternal (peluang dan ancaman), melakukan analisis internal (kekuatan dan kelemahan - SWOT), dan menetapkan inisiatif strategis.
Alat untuk Mengidentifikasi Peluang Teknologi Informasi Strategis:
a. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factors/CSFs): Mengidentifikasi area terbatas yang paling krusial bagi keberhasilan perusahaan.
b. Analisis Kekuatan Kompetitif (Analysis of Competitive Forces): Menggunakan model Porter untuk menemukan cara TI dapat mengubah keseimbangan kekuatan dalam industri.
c. Analisis Rantai Nilai (Value Chain Analysis): Mengidentifikasi bagaimana TI dapat digunakan di setiap aktivitas utama dan pendukung untuk menambah nilai.
Pedoman untuk Perencanaan SI yang efektif: Perencanaan SI harus selaras dengan rencana bisnis, bersifat iteratif, dan realistis.
D. MEMBANGUN DAN MENGEMBANGKAN ARSITEKTUR SI INTERNASIONAL
Arsitektur sistem informasi internasional adalah sistem dasar yang dibutuhkan organisasi untuk mengoordinasikan perdagangan dan aktivitas global.
Lima dimensi utama yang perlu dipertimbangkan:
Lingkungan Global: Memahami pendorong bisnis (misalnya, pasar global, skala ekonomi) dan tantangan (misalnya, perbedaan budaya, peraturan) yang membentuk persaingan global.
Strategi Global Perusahaan: Memilih strategi yang tepat, seperti pengekspor domestik, multinasional, waralaba (franchise), atau transnasional.
Struktur Organisasi Global: Mengatur aktivitas penambahan nilai berdasarkan keunggulan komparatif dan mendirikan unit sistem di tingkat regional, nasional, dan internasional.
Manajemen dan Proses Bisnis: Menggunakan sistem global untuk mencapai manajemen yang unggul, operasi yang efisien, dan pemasaran global.
Platform Teknologi: Mengatasi tantangan integrasi sistem dan konektivitas dengan menetapkan standar data dan teknis global.
E. MENGELOLA APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI
Mengelola aset perangkat lunak perusahaan secara efektif.
Pendekatan Portofolio Aplikasi: Memandang aplikasi TI sebagai portofolio yang harus dikelola. Keputusan tentang aplikasi baru dan pemeliharaan sistem lama harus selaras dengan visi dan arsitektur TI.
Ukuran-ukuran untuk Pengelolaan Aplikasi Teknologi Informasi: Metrik kinerja utama untuk proyek TI adalah penyelesaian tepat waktu, sesuai anggaran, dan menghasilkan aplikasi berkualitas tinggi.
F. MENGELOLA SUMBER DAYA MANUSIA TEKNOLOGI INFORMASI
Personel TI adalah aset terpenting. Keterampilan yang dibutuhkan dapat diklasifikasikan ke dalam lima kategori: teknis, manajemen proyek, domain bisnis, sumber, dan administrasi TI.
Manajemen SDM TI melibatkan rekrutmen yang tepat dan pemantauan tingkat retensi (perputaran) karyawan.
G. MENGELOLA HUBUNGAN BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Membangun hubungan kolaboratif yang kuat antara unit bisnis dan departemen SI adalah kunci.
Mekanisme untuk membina hubungan ini meliputi:
Kelompok Formal: Seperti komite pengarah SI.
Peran Formal: Posisi penghubung antara bisnis dan TI.
Praktik Jaringan Informal: Seperti lokasi bersama secara fisik.
Praktik Sumber Daya Manusia: Seperti rotasi pekerjaan antara unit bisnis dan TI.
H. MENGUKUR KESELURUHAN KINERJA SI
Tata kelola sistem informasi memastikan bahwa SI mendukung strategi bisnis.
IT Balanced Scorecard (IT BSC): Pendekatan untuk menilai kinerja SI yang mencerminkan metrik bisnis secara keseluruhan. Terdiri dari empat perspektif:
Kontribusi perusahaan (Corporate Contribution)
Orientasi pelanggan (Customer Orientation)
Keunggulan operasional (Operational Excellence)
Orientasi masa depan (Future Orientation)
Tujuan Pengukuran Kinerja Sistem Informasi:
a. Nilai dan keselarasan Teknologi Informasi: Memastikan investasi TI sesuai dengan strategi bisnis.
b. Manajemen risiko: Mengelola risiko keamanan, privasi, dan kegagalan proyek.
c. Dapat dipertanggungjawabkan (Accountability): Memastikan investasi TI memberikan hasil yang diharapkan.
d. Pengukuran kinerja (Performance Measurement): Memantau kontribusi TI terhadap bisnis.
Kegiatan Belajar 3: Memelihara Sistem Informasi
A. MENGELOLA LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI
Manajer SI bertanggung jawab mengelola aset teknologi (komputer, jaringan) dan personel TI untuk memberikan layanan yang andal kepada bisnis.
B. KEPUTUSAN TRADE-OFF TEKNOLOGI
Manajemen TI melibatkan pengambilan keputusan yang dilematis (trade-off) antara berbagai faktor:
Lokasi Peralatan: Sentralisasi vs. distribusi (biaya, kontrol, keamanan).
Alokasi Client-Server: Pembagian tugas antara klien dan server.
Standar Sistem Operasi: Standardisasi vs. fleksibilitas untuk menggunakan perangkat lunak terbaik.
Redundansi Jaringan: Keandalan (memiliki jalur cadangan) vs. biaya.
Kapasitas Bandwidth: Kebutuhan aplikasi (misalnya, video) vs. biaya.
Waktu Respons Jaringan: Produktivitas pengguna vs. biaya infrastruktur.
Keamanan, Privasi, dan Akses Jaringan: Keamanan maksimum vs. kemudahan akses maksimum.
C. SISTEM PENGISIAN ULANG (CHARGEBACK SYSTEMS)
Sistem chargeback adalah sistem akuntansi internal yang membebankan biaya layanan TI kepada unit bisnis yang menggunakannya.
Manfaat: Mendorong penggunaan sumber daya TI yang efisien, meningkatkan akuntabilitas, dan membuat manajer bisnis menjadi konsumen SI yang lebih bijak.
Ciri-ciri sistem yang baik: Dapat dipahami, memberikan umpan balik segera, terkendali oleh pengguna, dan konsisten dengan tujuan organisasi.
D. PERSETUJUAN TINGKAT LAYANAN (SERVICE LEVEL AGREEMENTS/SLA)
SLA adalah perjanjian formal antara departemen SI dan unit bisnis yang secara eksplisit mendefinisikan ekspektasi untuk layanan TI tertentu.
SLA mencakup definisi layanan, biaya, personel kontak, dan prosedur eskalasi jika terjadi masalah.
E. MANAJEMEN LAYANAN TI DENGAN INFORMATION TECHNOLOGY INFRASTRUCTURE LIBRARY (ITIL)
ITIL adalah kerangka kerja praktik terbaik yang mendokumentasikan proses-proses untuk manajemen layanan TI.
Tujuannya adalah untuk memastikan layanan TI dikelola secara efisien dan efektif, termasuk proses untuk manajemen kapasitas, insiden, dan perubahan.
F. DUKUNGAN UNTUK KOMPUTASI PENGGUNA
Departemen SI bertanggung jawab memberikan bantuan teknis kepada karyawan yang menggunakan komputer.
Strategi untuk Komputasi Pengguna (User Computing): Empat pendekatan untuk mengelola pertumbuhan komputasi pengguna:
Laissez-faire: Kontrol dan dukungan rendah.
Acceleration: Dukungan tinggi, kontrol rendah (mendorong inovasi).
Containment: Dukungan rendah, kontrol tinggi (meminimalkan risiko).
Controlled Growth: Dukungan dan kontrol tinggi (pendekatan paling matang).
Layanan Dukungan Umum untuk Pengguna Komputer: Termasuk help desk untuk troubleshooting, konsultasi, pelatihan, evaluasi alat baru, dan berbagi informasi.
Kebijakan dan Prosedur Pengendalian: Menetapkan standar untuk produk, keamanan, backup, dan penggunaan sumber daya yang dapat diterima.
G. DUKUNGAN TELECOMMUTERS
Telecommuters adalah karyawan yang bekerja di luar fasilitas fisik perusahaan menggunakan teknologi informasi.
Manfaat bagi karyawan: Fleksibilitas, keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik.
Tantangan bagi organisasi: Membutuhkan dukungan teknis di luar jam kerja normal, sistem penilaian kinerja berbasis hasil, dan mengatasi potensi rasa isolasi karyawan.